Большинство начальников относится к должностным инструкциям как к документу, который регламентирует рабочую деятельность сотрудника фирмы.
В глазах работников должностные инструкции – это необходимость, которую необходимо принять, и уметь применять в отношении себя с выгодой. В реальности, если должностная инструкция разработана правильно, она может помочь и шефу, и подчиненному избежать конфликтных ситуаций и даже повысить результативность работы.
Чаще всего должностные инструкции состоят из 4-х главных частей: общие сведения о должности, должностные обязанности работника, его права и его ответственность. Эти части – типовой набор, часто предлагаемый в образцах. Частные формы же должностной инструкции должны быть намного шире, при этом текст – четким, и чем короче, тем лучше. Один из важных моментов – наличие раздела «желаемые результаты». Именно здесь сотрудник может четко увидеть цель, к которой нужно стремиться. Должны быть оговорены и поощрительные моменты: какие бонусы получает сотрудник, если безупречно справляется со своими обязанностями и достигает ожидаемых результатов. Это – дополнительный стимул. Периодически должностные инструкции надо переписывать и дополнять, чтобы они соответствовали требованиям времени.
О плюсах «правильных», то есть не типовых должностных инструкций, можно говорить долго. Они помогают в работе и руководителю, и сотруднику. Например, время экономить. Не нужно каждый раз объяснять новому сотруднику, что от него требуется. Все – на бумаге. Если, конечно, инструкция написана понятным и простым языком. Иначе, наоборот, придется потратить дополнительные минуты на разъяснения положений инструкции. Обычно в тех компаниях, где пользуются инструкциями, редко возникают споры между руководством и подчиненными. Уходит сотрудник в отпуск – не нужно бегать и искать себе замену. Кто исполняет обязанности работника в его отсутствие – тоже оговорено в инструкции.
Когда сотрудника знакомят с должностной инструкцией, нужно обязательно ее прочитать, в частности если текст очень длинный. В нем навер
няка может найтись какой-то подвох. Например, часто в перечень обязанностей вставляют фразу – «выполнять прочие поручения». И если дело дойдет до выяснения отношений – никак не отвертишься, что то или иное задание в обязанности не входит. Такое выражение позволяет руководителю иметь дополнительные преимущества. То же касается и фраз, которые можно понимать двояко. К примеру, «решать круг вопросов, исходя из обязанностей»… В таких случаях требуется немедленно уточнять, что имеется в виду. А иногда даже и требовать, чтобы толкование было внесено в инструкцию и закреплено подписью. Конечно, иногда сотрудник может использовать размытые формулировки и в свою пользу. Но все-таки не стоит забывать негласное правило: «начальник всегда прав».
Должностные инструкции не являются неизбежными. Даже в основном документе, которым пользуются все работники – КЗоТе – такого понятия не существует. Хотя многие неверно приравнивают должностную инструкцию к коллективному договору, которому в КЗоТе посвящена целая статья. Часто бывает, образцы инструкций скачиваются из Интернета. А это никак не делает их полезными и нужными. Каждая должна быть единственной и оригинальной по содержанию. Но, так как этот документ необязательный, каждая компания сама для себя решает – иметь его или не иметь.
